Migrar el correo no consiste solamente en crear cuentas nuevas. Hay que decidir qué información conservar, dónde está almacenada y cómo comprobar que el equipo puede seguir trabajando. La preparación reduce sorpresas durante el cambio de dominio.
Primero identifica el origen
Google ofrece herramientas para importar correo desde Exchange Online, proveedores compatibles con IMAP y otros entornos. La herramienta adecuada depende del origen y de los datos. Correo, calendarios, contactos y archivos deben revisarse por separado; no asumas que una misma importación traslada todo.
Consultar la documentación de Google sobre importación de correo
Inventario antes del cambio
- Usuarios activos, cuentas compartidas, alias y grupos que reciben mensajes.
- Tamaño de cada buzón y periodo de información que debe conservarse.
- Contactos, calendarios y archivos que necesitan un traslado independiente.
- Dominio, proveedor DNS y responsables autorizados para configurar el servicio.
- Sistemas que envían correo: formularios, CRM, facturación y dispositivos.
- Copias locales o archivos históricos que no aparecen en el servidor.
Asigna un responsable de negocio que pueda validar la información. No elimines cuentas ni servicios mientras haya dudas sobre qué datos contienen. Define una copia de seguridad y un procedimiento de recuperación acordes con el entorno.
Una secuencia de trabajo verificable
- Preparar las cuentas de destino, el dominio y la organización de usuarios.
- Elegir la herramienta compatible y autorizar únicamente los accesos necesarios.
- Migrar primero una muestra representativa y revisar sus resultados.
- Acordar la ventana de cambio y comunicarla a las personas afectadas.
- Ejecutar el traslado y actualizar la entrega del correo según el plan validado.
- Revisar mensajes pendientes y mantener seguimiento después del cambio.
Qué validar con el equipo
Comprueba recepción y envío con direcciones externas, búsquedas de mensajes antiguos, adjuntos importantes y acceso desde los dispositivos de trabajo. Valida los alias y grupos uno por uno. Revisa también que formularios y aplicaciones continúen enviando a las cuentas correctas.
Conserva una lista de incidencias con responsable y resultado. Un contador de mensajes ayuda a detectar diferencias, pero no sustituye abrir una muestra de correos y revisar fechas, carpetas y adjuntos. Documenta las excepciones que la herramienta no pudo trasladar.
Cuándo retirar el correo anterior
Cierra el servicio de origen solo cuando estén completos los criterios de aceptación, se hayan revisado los mensajes pendientes y exista una copia de lo que deba conservarse. El plazo depende del volumen, del origen y de los requisitos internos; no hay una duración universal para todas las empresas.
Qué enviar para solicitar una propuesta
Indica número de usuarios, proveedor actual, volumen aproximado y qué datos necesitas mover. Comparte el contexto y los requisitos de continuidad, sin mandar contraseñas por un formulario o por WhatsApp. La propuesta debe separar licencias, trabajo de migración y soporte posterior.
Solicitar implementación y migración de Google Workspace
Si usas Outlook, identifica primero dónde está tu correo
Conocer el proyecto de infraestructura y Workspace de DHINC
