Usar Outlook no significa que todos tus correos estén en Microsoft 365. Outlook es una aplicación que puede conectarse a distintos proveedores y guardar información local. Identificar ese origen es el primer paso para elegir cómo migrar a Google Workspace.
Distingue aplicación, servidor y archivo
- Aplicación: Outlook es donde una persona consulta su correo.
- Servidor: Microsoft 365, Exchange o un proveedor de hosting pueden guardar el buzón.
- Archivo local: algunos historiales pueden estar en archivos PST en una computadora.
- Datos complementarios: contactos y calendarios pueden vivir en lugares distintos del correo.
Revisa esta información con la persona responsable de las cuentas. No basta con ver la dirección después de la arroba: el dominio no revela por sí solo dónde se guarda el historial. También conviene comprobar qué se ve al entrar al correo desde el navegador.
Si el origen es Microsoft 365
La herramienta de importación de Google contempla Exchange Online. Antes de autorizarla, define usuarios de origen y destino, permisos administrativos y periodo que necesitas conservar. Trata los archivos de OneDrive o SharePoint como un alcance separado y verifica la herramienta apropiada para cada dato.
Revisar los orígenes compatibles en la ayuda oficial de Google
Si hay información en PST o perfiles locales
Google dispone de un procedimiento de importación desde perfiles de Outlook o archivos PST. No todos los elementos de Outlook tienen equivalente: sus notas, tareas, entradas de diario y fuentes RSS no se importan mediante ese procedimiento. Revisa las limitaciones oficiales y conserva una copia del origen antes de empezar.
Consultar qué datos importa Google desde Outlook o PST
Cómo preparar una prueba útil
Elige un buzón que incluya mensajes antiguos, adjuntos, varias carpetas y el tipo de calendario que usa el equipo. Haz una prueba acotada y pide al usuario revisar los elementos que necesita para trabajar. Anota diferencias de organización y cualquier elemento que requiera otro procedimiento.
- Localiza la información que solo existe en una computadora.
- Acuerda qué se trasladará, qué se archivará y qué queda fuera.
- Valida correo, contactos y calendarios por separado.
- Prueba acceso y envío desde los dispositivos habituales.
- Documenta cómo se resolverán las excepciones antes de ampliar el cambio.
El cambio también necesita capacitación
Prepara una explicación breve de cómo buscar mensajes, organizar el correo, compartir archivos y solicitar ayuda. Identifica a quién deben acudir los usuarios si falta información. La entrega no termina con una cuenta activada: debe quedar claro cómo trabajar y cómo administrar futuras altas y bajas.
Qué debe incluir la cotización
Solicita un alcance que describa origen, usuarios, datos, validaciones y acompañamiento. Separa el costo de las licencias del trabajo de traslado. No prometas una migración instantánea o sin interrupciones sin haber probado el entorno y acordado un plan de contingencia.
Revisar la migración de tu empresa con North
Ver la lista general de preparación y validación
Comparar Workspace y Microsoft 365 antes de decidir
